Изграждане или закупуване | Рамка за вземане на решения за растящи компании

Трябва ли да изградите персонализиран софтуер или да закупите съществуващ продукт? Този въпрос възниква всеки път, когато компания има нужда от нов инструмент, и грешният отговор е скъп и в двете посоки. Изградите, когато е трябвало да купите, и губите месеци и бюджет за решен проблем. Купите, когато е трябвало да изградите, и прекарвате години в борба с инструмент, който не пасва.

Тази публикация ви дава структурирана рамка за вземане на решението. Не абстрактна теория. Практически контролен списък, който можете да приложите към следващото си софтуерно решение.

Защо това решение е важно

Изборът между изграждане и закупуване има дългосрочни последствия, които не са очевидни в началото.

Закупуването на грешния инструмент означава, че екипът ви адаптира работните си процеси към софтуера, вместо обратното. С времето заобиколните решения се натрупват. Данните се изолират в силози. Губите видимост в собствените си процеси. А разходите за смяна правят промяната на курса все по-трудна с всеки изминал месец.

Изграждането на грешното нещо означава, че инвестирате месеци и значителен бюджет за решаване на проблем, който съществуващите инструменти вече обработват добре. Разработчиците ви прекарват време в инфраструктура вместо в основния ви продукт. И поемате постоянното бреме от поддръжка на софтуер, който не е вашето конкурентно предимство.

Целта е да купувате там, където купуването има смисъл, и да изграждате там, където изграждането създава реална стойност. Рамката по-долу ви помага да начертаете тази граница.

Реалната цена на закупуването

Когато хората мислят за закупуване на софтуер, мислят за цената на абонамента. Но действителната цена е по-широка.

Лицензни и абонаментни такси

SaaS инструментите таксуват на потребител, на месец. Това изглежда малко отначало, но се натрупва.

• Инструмент на 25 евро/потребител/месец струва 15 000 евро/година за екип от 50 души.
• При 200 потребители това е 60 000 евро/година.
• За 5 години екипът от 200 души е изхарчил 300 000 евро за софтуер, който не притежава.

Много доставчици също увеличават цените ежегодно. 10% увеличение всяка година означава, че разходът ви расте по-бързо от броя на служителите.

Разходи за персонализация

Готовите инструменти рядко работят перфектно от кутията. Ще прекарате време и пари за конфигурация, персонализирани полета, корекции на работни процеси и интеграции. Някои доставчици таксуват за професионални услуги, за да се справят с това. Други изискват да наемете консултанти, специализирани в тяхната платформа.

Зависимост от доставчика

Колкото по-дълго използвате инструмент, толкова по-трудно е да го напуснете. Данните ви са структурирани в техния формат. Процесите ви са изградени около техните функции. Екипът ви е обучен на техния интерфейс. Разходите за миграция се увеличават с всеки месец на употреба.

Ако доставчикът увеличи цените, премахне функция, от която зависите, или бъде придобит, вариантите ви са ограничени. Преговаряте от слаба позиция.

Сложност на интеграциите

Всеки SaaS инструмент, който добавяте към стека си, създава повърхност за интеграция. Трябва данните да текат между инструментите, което означава поддръжка на интеграции, които могат да се счупят, когато единият от инструментите се актуализира. Типична средно голяма компания използва 50-100 SaaS инструмента. Поддържането им свързани е работа на пълен работен ден.

Липсващи функции

Никой продукт не покрива 100% от нуждите ви. Функциите, които липсват, принуждават екипа ви да работи с заобиколни решения: ръчно въвеждане на данни, експорт в таблици, копиране и поставяне между системи. Тези заобиколни решения имат цена във време, грешки и разочарование. Не са видими в нито една фактура, но са реални.

Реалната цена на изграждането

Изграждането на персонализиран софтуер е скъпо, но не винаги по начините, които хората очакват.

Разходи за разработка

Това е очевидното. Дизайн, разработка, тестване и внедряване изискват квалифицирани хора и време. Значимо бизнес приложение струва 30 000 - 150 000 евро за изграждане, в зависимост от сложността.

Текуща поддръжка

Софтуерът не спира да струва пари след стартирането. Бъгове трябва да се поправят. Зависимости трябва да се актуализират. Пачове за сигурност трябва да се прилагат. Инфраструктурата трябва да се наблюдава. Заложете 15-20% от първоначалната цена годишно за поддръжка.

Алтернативна цена

Всеки разработчик, който работи по вътрешни инструменти, е разработчик, който не работи по вашия продукт. Ако инженерният ви екип е малък, този компромис е много важен. Изграждането на персонализирана HR система може да е технически удовлетворяващо, но не помага за доставянето на функции на вашите клиенти.

Концентрация на знания

Персонализираният софтуер често зависи от хората, които са го изградили. Ако оригиналният разработчик напусне и документацията е оскъдна, поддържането на системата става трудно и скъпо. Този риск е реален и трябва да се управлява.

Време до стойност

Готовите инструменти доставят стойност веднага. Персонализираният софтуер доставя стойност след седмици или месеци разработка. Ако проблемът е спешен, чакането на персонализирано решение може да не е приложимо.

Рамката за вземане на решение

За всяка софтуерна нужда оценете тези шест критерия. Дайте оценка на всеки. Моделът ще ви насочи към изграждане, закупуване или хибриден подход.

1. Стратегическа стойност

Попитайте: Този софтуер пряко ли влияе на нашето конкурентно предимство или основните ни бизнес операции?

• Висока стратегическа стойност: Софтуерът е централен за начина, по който обслужвате клиентите или по който бизнесът ви работи по различен начин от конкурентите. Оценка: Изградете.
• Ниска стратегическа стойност: Софтуерът подкрепя стандартна бизнес функция (заплати, имейл, файлово хранилище). Оценка: Купете.

Пример: Алгоритъмът за оптимизация на маршрути на логистична компания е с висока стратегическа стойност. Счетоводният им софтуер е с ниска стратегическа стойност.

2. Уникалност на изискванията

Попитайте: Колко различни са нашите нужди от това, което стандартните инструменти предлагат?

• Силно уникални: Вашите работни процеси, модели на данни или правила не пасват добре на нито един съществуващ продукт. Бихте прекарали толкова време в заобикаляне на инструмента, колкото и в работа с него. Оценка: Изградете.
• Стандартни: Нуждите ви са общи за вашата индустрия. Множество продукти ги обслужват добре. Оценка: Купете.

Пример: Компания с патентован модел за ценообразуване, който отчита 15 променливи, има уникални изисквания. Компания, която има нужда от стандартно фактуриране, няма.

3. Бюджет и ресурси

Попитайте: Можем ли да си позволим първоначалната инвестиция и дългосрочния ангажимент за поддръжка?

• Наличен бюджет: Можете да финансирате разработката и да поддържате софтуера дългосрочно, било с вътрешен екип или с надежден партньор за разработка. Оценка: Изградете.
• Ограничен бюджет: Трябва да разпределите разходите във времето и не можете да се ангажирате с текуща поддръжка. Оценка: Купете.

Изграждането без ресурси за поддържане на резултата е по-лошо от купуването. Добре поддържан SaaS инструмент винаги бие неподдържана персонализирана система.

4. Времева рамка

Попитайте: Колко скоро имаме нужда от това?

• Гъвкава времева рамка: Нуждата е реална, но не спешна. Можете да изчакате 2-6 месеца за по-добро решение. Оценка: Изградете.
• Спешно: Екипът се нуждае от решение в рамките на дни или седмици. Оценка: Купете.

Понякога правилният отговор е да купите сега и да планирате да изградите по-късно. Използвайте готовия инструмент като временна мярка, докато разработвате персонализираното решение.

5. Капацитет на екипа

Попитайте: Имаме ли техническите умения да изградим и поддържаме това, вътрешно или чрез доверен партньор?

• Наличен способен екип: Имате опитни разработчици (или достъп до партньор за разработка), които могат да изградят и поддържат софтуера. Оценка: Изградете.
• Няма технически екип: Нямате разработчици и управлението на партньор за разработка не е нещо, което сте правили преди. Оценка: Купете.

Този критерий е за честност. Изграждането на персонализиран софтуер без правилен технически контрол води до лоши резултати. Ако нямате експертиза вътрешно, работете с партньор за разработка, който я има.

6. Чувствителност на данните

Попитайте: Колко чувствителни са данните, които тази система ще обработва? Колко важен е контролът върху мястото и начина на съхранение?

• Силно чувствителни: Регулирани данни (здравни досиета, финансова информация, лични данни под строги GDPR изисквания). Пълният контрол върху съхранението и обработката на данни е важен или задължителен. Оценка: Изградете.
• Стандартни: Данните не подлежат на специални регулации и сигурността на реномиран SaaS доставчик е достатъчна. Оценка: Купете.

Кога да изградите

Изградете, когато три или повече от тези твърдения са верни:

• Софтуерът е централен за вашето конкурентно предимство.
• Изискванията ви са наистина уникални и няма да бъдат добре обслужени от съществуващ продукт.
• Имате бюджет за разработка и дългосрочна поддръжка.
• Имате (или можете да наемете) техническия капацитет да го изградите правилно.
• Чувствителността на данните или регулаторните изисквания налагат пълен контрол.
• Цената на еквивалентния SaaS инструмент при вашия мащаб надвишава цената за изграждане и поддържане на персонализирано решение.

Реален сценарий: Компания за управление на имоти с 500 единици има уникален процес за проверка на наематели и управление на лизинги, който нито един SaaS инструмент не обработва добре. Харчат 3 000 евро/месец за три различни инструмента, които не комуникират помежду си. Изграждат персонализирана платформа за 80 000 евро, която обединява всичко в една система. Инвестицията се изплаща в рамките на две години.

Кога да купите

Купете, когато три или повече от тези твърдения са верни:

• Функцията е стандартен бизнес процес без стратегическа стойност.
• Множество продукти обслужват нуждата добре без сериозни заобиколни решения.
• Бюджетът ви не поддържа персонализирана разработка.
• Имате нужда от решението веднага.
• Нямате технически ресурси за поддържане на персонализиран софтуер.
• Сигурността и съответствието на SaaS инструмента отговарят на вашите изисквания.

Реален сценарий: Стартъп с 15 служители има нужда от софтуер за управление на проекти. Работните им процеси са стандартни. Избират известен инструмент на 10 евро/потребител/месец, конфигурират го за ден и продължават напред. Изграждането на персонализиран инструмент за управление на проекти би струвало 30 000+ евро и би отклонило вниманието от реалния им продукт.

Кога да направите и двете

Хибридният подход често е най-умният път. Купувайте стандартни инструменти за стандартни нужди. Изграждайте персонализирани решения там, където имате уникални изисквания.

Често срещан модел:

1. Използвайте SaaS инструменти като отправна точка. Те ви стартират бързо и ви помагат да разберете реалните си изисквания.
2. Идентифицирайте точките на триене. След 6-12 месеца ще знаете точно къде готовият инструмент не достига.
3. Изградете персонализирани решения за пропуските. Сега изграждате с ясни изисквания, информирани от реална употреба, а не от предположения.

Този подход намалява риска, защото изграждате на базата на доказани нужди, а не хипотетични.

Често срещани грешки

Изграждане на всичко вътрешно

Някои компании отказват да използват каквито и да е външни инструменти. Те изграждат собствено управление на проекти, собствен чат, собствен анализ. Това рядко е оправдано. Изцежда инженерните ресурси и произвежда по-нискокачествени версии на инструменти, които водещи на пазара компании харчат милиони за усъвършенстване.

Купуване без оценка на дългосрочната цена

Инструмент, който струва 15 евро/потребител/месец, изглежда евтин. При 300 потребители за 5 години това е 270 000 евро. За много случаи на употреба персонализираното решение би струвало по-малко и би доставило повече стойност. Винаги моделирайте цената при прогнозирания размер на екипа, а не при днешния брой служители.

Пренебрегване на цената за преход

Преминаването от закупен инструмент към персонализирано решение (или обратно) е скъпо. Миграция на данни, преобучение, промени в процесите и загубена продуктивност по време на периода на преход имат реални разходи. Включете това в анализа си.

Нека най-силният глас решава

Решенията за изграждане или закупуване трябва да се базират на данни и стратегически анализ, а не на това кой спори най-силно на срещата. Рамката по-горе съществува, за да деперсонализира решението. Използвайте я.

Подценяване на поддръжката

Изграждането е лесната част. Поддържането на софтуер в продължение на години е истинският ангажимент. Ако не можете да се ангажирате с текуща поддръжка, не изграждайте. Пренебрегнатата персонализирана система се превръща в пасив по-бързо от всеки SaaS абонамент.

Практическо приложение

Ето прост процес за следващото ви софтуерно решение:

1. Дефинирайте нуждата ясно. Какъв проблем решавате? Кои са потребителите? Как изглежда успехът?
2. Оценете всеки критерий. Използвайте шестте критерия по-горе. Бъдете честни относно ресурсите и изискванията си.
3. Моделирайте разходите. Сравнете 3-годишната и 5-годишната обща цена на притежание за двете опции. Включете всички скрити разходи.
4. Решете и се ангажирайте. След като анализът е направен, вземете решението и вървете напред. Преразглеждайте решението ежегодно.

Най-добрите компании третират изграждане спрямо закупуване като текуща практика, а не като еднократен дебат. С развитието на бизнеса ви правилният отговор за конкретни инструменти може да се промени. Продължавайте да оценявате.

---

Изправени ли сте пред решение за изграждане или закупуване? Говорете с нас. Ще ви помогнем да оцените вариантите и да намерите правилния подход за вашата ситуация.