Kurti ar pirkti | Sprendimų priėmimo sistema augančioms įmonėms

Ar kurti pritaikytą programinę įrangą, ar pirkti esamą produktą? Šis klausimas iškyla kiekvieną kartą, kai įmonei reikia naujo įrankio, ir klaida yra brangi abiem kryptimis. Kurkite, kai reikėjo pirkti, ir išeikvosite mėnesius bei biudžetą išspręstai problemai. Pirkite, kai reikėjo kurti, ir praleisite metus kovodami su įrankiu, kuris netinka.

Šis įrašas pateikia struktūrizuotą sistemą sprendimui priimti. Ne abstrakčią teoriją. Praktinį kontrolinį sąrašą, kurį galite taikyti kitam programinės įrangos sprendimui.

Kodėl šis sprendimas svarbus

Kurti ar pirkti pasirinkimas turi ilgalaikes pasekmes, kurios pradžioje nėra akivaizdžios.

Netinkamo įrankio pirkimas reiškia, kad jūsų komanda pritaiko savo darbo eigas prie programinės įrangos, o ne atvirkščiai. Laikui bėgant kaupiasi apėjimai. Duomenys izoliuojasi. Prarandate savo procesų matomumą. O perkėlimo kaštai apsunkina krypties keitimą, kuo ilgiau lieku.

Netinkamo dalyko kūrimas reiškia, kad investuojate mėnesius ir reikšmingą biudžetą spręsdami problemą, kurią esami įrankiai jau puikiai tvarko. Jūsų kūrėjai leidžia laiką infrastruktūrai, o ne pagrindiniam produktui. Ir prisiimate nuolatinę naštą prižiūrėti programinę įrangą, kuri nėra jūsų konkurencinis pranašumas.

Tikslas yra pirkti ten, kur pirkimas prasmingas, ir kurti ten, kur kūrimas sukuria tikrą vertę. Toliau pateikta sistema padeda nubrėžti tą ribą.

Tikroji pirkimo kaina

Kai žmonės galvoja apie programinės įrangos pirkimą, jie galvoja apie prenumeratos kainą. Bet tikroji kaina yra platesnė.

Licencijų ir prenumeratos mokesčiai

SaaS įrankiai apmokestina pagal vartotoją per mėnesį. Iš pradžių tai atrodo mažai, bet kaupiasi.

• Įrankis po 25 eurų/vartotojui/mėn. kainuoja 15 000 eurų/metus 50 žmonių komandai.
• Su 200 vartotojų tai jau 60 000 eurų/metus.
• Per 5 metus 200 vartotojų komanda išleidžia 300 000 eurų programinei įrangai, kurios nevaldo.

Daugelis tiekėjų taip pat kasmet didina kainas. 10% didinimas kasmet reiškia, kad jūsų kaštai auga greičiau nei darbuotojų skaičius.

Pritaikymo kaštai

Paruošti įrankiai retai veikia tobulai iš dėžutės. Praleisite laiko ir pinigų konfigūracijai, pasirinktiniams laukams, darbo eigos koregavimams ir integracijoms. Kai kurie tiekėjai ima mokestį už profesionalias paslaugas. Kiti reikalauja samdyti konsultantus, besispecializuojančius jų platformoje.

Tiekėjo priklausomybė

Kuo ilgiau naudojate įrankį, tuo sunkiau jį palikti. Jūsų duomenys struktūrizuoti jų formatu. Jūsų procesai sukurti pagal jų funkcijas. Jūsų komanda apmokyti jų sąsaja. Migracijos kaštai didėja su kiekvienu naudojimo mėnesiu.

Jei tiekėjas padidina kainas, pašalina funkciją, nuo kurios priklausote, ar yra įsigyjamas, jūsų galimybės ribotos. Derybose esate silpnoje pozicijoje.

Integracijos sudėtingumas

Kiekvienas SaaS įrankis, kurį pridedate prie savo rinkinio, sukuria integracijos paviršių. Reikia duomenų srauto tarp įrankių, o tai reiškia integracijų priežiūrą, kurios gali sugesti, kai bet kuris įrankis atsinaujina. Tipinė vidutinė įmonė naudoja 50-100 SaaS įrankių. Jų sujungimas yra pilno etato darbas.

Funkcijų trūkumas

Joks produktas nepadengia 100% jūsų poreikių. Trūkstamos funkcijos verčia komandą taikyti apėjimus: rankinį duomenų įvedimą, skaičiuoklių eksportus, kopijavimą-įklijavimą tarp sistemų. Šie apėjimai kainuoja laiką, klaidas ir frustraciją. Tai nematoma jokioje sąskaitoje, bet tai realu.

Tikroji kūrimo kaina

Pritaikytą programinę įrangą kurti brangu, bet ne visada taip, kaip žmonės tikisi.

Kūrimo kaina

Tai akivaizdžiausia. Dizainas, kūrimas, testavimas ir diegimas reikalauja kvalifikuotų žmonių ir laiko. Prasminga verslo programa kainuoja 30 000-150 000 eurų, priklausomai nuo sudėtingumo.

Nuolatinė priežiūra

Programinė įranga nenustoja kainuoti po paleidimo. Klaidas reikia taisyti. Priklausomybes atnaujinti. Saugumo pataisas taikyti. Infrastruktūrą stebėti. Numatykite 15-20% pradinių kūrimo kaštų per metus priežiūrai.

Alternatyvūs kaštai

Kiekvienas kūrėjas, dirbantis prie vidinių įrankių, nedirba prie jūsų produkto. Jei jūsų inžinerijos komanda maža, šis kompromisas labai svarbus. Individualios HR sistemos kūrimas gali būti techniškai patenkinantis, bet tai nepadeda pristatyti funkcijų klientams.

Žinių koncentracija

Pritaikyta programinė įranga dažnai priklauso nuo žmonių, kurie ją kūrė. Jei pradinis kūrėjas išeina, o dokumentacija reta, sistemos priežiūra tampa sudėtinga ir brangi. Ši rizika reali ir turi būti valdoma.

Laikas iki vertės

Paruošti įrankiai vertę suteikia iš karto. Pritaikyta programinė įranga vertę suteikia po savaičių ar mėnesių kūrimo. Jei problema skubi, laukti pritaikyto sprendimo gali būti nepriimtina.

Sprendimų priėmimo sistema

Kiekvienam programinės įrangos poreikiui vertinkite šiuos šešis kriterijus. Įvertinkite kiekvieną. Modelis nurodys kūrimą, pirkimą arba hibridinį požiūrį.

1. Strateginė vertė

Klauskite: Ar ši programinė įranga tiesiogiai veikia mūsų konkurencinį pranašumą ar pagrindines verslo operacijas?

• Aukšta strateginė vertė: Programinė įranga yra esminė tam, kaip aptarnaujate klientus ar kaip jūsų verslas veikia skirtingai nuo konkurentų. Balas: Kurti.
• Žema strateginė vertė: Programinė įranga palaiko standartinę verslo funkciją (atlyginimus, el. paštą, failų saugojimą). Balas: Pirkti.

Pavyzdys: Logistikos įmonės maršrutų optimizavimo algoritmas turi aukštą strateginę vertę. Jų apskaitos programinė įranga turi žemą strateginę vertę.

2. Reikalavimų unikalumas

Klauskite: Kiek mūsų poreikiai skiriasi nuo to, ką teikia standartiniai įrankiai?

• Labai unikalūs: Jūsų darbo eigos, duomenų modeliai ar taisyklės netinka jokiam esamam produktui gerai. Praleidžiate tiek pat laiko dirbdami aplink įrankį, kiek su juo. Balas: Kurti.
• Standartiniai: Jūsų poreikiai įprasti jūsų pramonėje. Keli produktai juos gerai patenkina. Balas: Pirkti.

Pavyzdys: Įmonė su nuosavu kainodaros modeliu, kuris atsižvelgia į 15 kintamųjų, turi unikalius reikalavimus. Įmonė, kuriai reikia standartinio sąskaitų išrašymo, neturi.

3. Biudžetas ir ištekliai

Klauskite: Ar galime sau leisti pradinę investiciją ir nuolatinę priežiūros atsakomybę?

• Biudžetas yra: Galite finansuoti kūrimą ir ilgalaikę priežiūrą su vidine komanda arba patikimu kūrimo partneriu. Balas: Kurti.
• Biudžetas ribotas: Reikia paskirstyti kaštus laike ir negalite įsipareigoti nuolatinei priežiūrai. Balas: Pirkti.

Kurti be išteklių rezultatui prižiūrėti yra blogiau nei pirkti. Gerai prižiūrimas SaaS įrankis visada pranoksta neprižiūrimą pritaikytą sistemą.

4. Terminas

Klauskite: Kaip greitai mums to reikia?

• Lankstus terminas: Poreikis tikras, bet neskubus. Galite palaukti 2-6 mėnesius geresniam sprendimui. Balas: Kurti.
• Skubu: Komandai reikia sprendimo per dienas ar savaites. Balas: Pirkti.

Kartais teisingas atsakymas yra pirkti dabar ir planuoti kurti vėliau. Naudokite paruoštą įrankį kaip laikiną sprendimą, kol kuriate pritaikytą.

5. Komandos pajėgumas

Klauskite: Ar turime techninių įgūdžių tai kurti ir prižiūrėti, viduje ar per patikimą partnerį?

• Pajėgi komanda prieinama: Turite patyrusius kūrėjus (arba prieigą prie kūrimo partnerio), kurie gali kurti ir prižiūrėti programinę įrangą. Balas: Kurti.
• Nėra techninės komandos: Neturite kūrėjų, o kūrimo partnerio valdymas nėra tai, ką esate darę anksčiau. Balas: Pirkti.

Šis kriterijus yra apie sąžiningumą. Pritaikytą programinę įrangą kurti be tinkamos techninės priežiūros veda prie prastų rezultatų. Jei neturite ekspertizės viduje, dirbkite su kūrimo partneriu, kuris turi.

6. Duomenų jautrumas

Klauskite: Koks jautrus duomenys, kuriuos ši sistema tvarkys? Kiek svarbi kontrolė, kur ir kaip jie saugomi?

• Labai jautrūs: Reguliuojami duomenys (sveikatos įrašai, finansinė informacija, asmens duomenys pagal griežtus GDPR reikalavimus). Pilna kontrolė duomenų saugojimui ir apdorojimui yra svarbi arba privaloma. Balas: Kurti.
• Standartiniai: Duomenys nėra reguliuojami specialiai, ir patikimo SaaS tiekėjo saugumas yra pakankamas. Balas: Pirkti.

Kada kurti

Kurkite, kai trys ar daugiau iš šių yra tiesa:

• Programinė įranga yra jūsų konkurencinio pranašumo centras.
• Jūsų reikalavimai tikrai unikalūs ir nebus gerai patenkinti jokio esamo produkto.
• Turite biudžetą kūrimui ir ilgalaikei priežiūrai.
• Turite (arba galite samdyti) techninį pajėgumą tai padaryti gerai.
• Duomenų jautrumas ar reguliavimo reikalavimai reikalauja pilnos kontrolės.
• Ekvivalentinio SaaS įrankio kaina jūsų mastu viršija pritaikyto sprendimo kūrimo ir priežiūros kainą.

Realus scenarijus: Nekilnojamojo turto valdymo įmonė su 500 vienetų turi unikalų nuomininkų patikrinimo ir nuomos valdymo procesą, kurio joks SaaS įrankis netvarko gerai. Jie išleidžia 3 000 eurų/mėn. trims skirtingiems įrankiams, kurie nesuderinami. Jie sukuria pritaikytą platformą už 80 000 eurų, kuri viską sujungia į vieną sistemą. Investicija atsiperka per dvejus metus.

Kada pirkti

Pirkite, kai trys ar daugiau iš šių yra tiesa:

• Funkcija yra standartinis verslo procesas be strateginės vertės.
• Keli produktai gerai patenkina poreikį be didelių apėjimų.
• Jūsų biudžetas nepalaiko pritaikyto kūrimo.
• Reikia sprendimo nedelsiant.
• Neturite techninių išteklių pritaikytai programinei įrangai prižiūrėti.
• SaaS įrankio saugumas ir atitiktis atitinka jūsų reikalavimus.

Realus scenarijus: Startuolis su 15 darbuotojų reikia projektų valdymo programinės įrangos. Jų darbo eigos standartinės. Jie pasirenka gerai žinomą įrankį po 10 eurų/vartotojui/mėn., sukonfigūruoja per dieną ir juda toliau. Pritaikyto projektų valdymo įrankio kūrimas kainuotų 30 000+ eurų ir atitrauktų nuo jų tikrojo produkto.

Kada daryti abu dalykus

Hibridinis požiūris dažnai yra protingiausias kelias. Pirkite standartinius įrankius standartiniams poreikiams. Kurkite pritaikytus sprendimus ten, kur turite unikalių reikalavimų.

Dažnas modelis:

1. Naudokite SaaS įrankius kaip pradžios tašką. Jie greitai paleidžia ir padeda suprasti tikruosius reikalavimus.
2. Nustatykite trinties taškus. Po 6-12 mėnesių tiksliai žinosite, kur paruoštas įrankis neatitinka.
3. Kurkite pritaikytus sprendimus spragoms. Dabar kuriate su aiškiais reikalavimais, paremtais tikru naudojimu, ne prielaidomis.

Šis požiūris sumažina riziką, nes kuriate pagal patvirtintus poreikius, ne hipotetines.

Dažnos klaidos

Visko kūrimas viduje

Kai kurios įmonės atsisako naudoti bet kokius išorinius įrankius. Jos kuria savo projektų valdymą, savo pokalbių sistemą, savo analitiką. Tai retai pateisinama. Tai eikvoja inžinerijos išteklius ir sukuria prastesnes versijas įrankių, kuriuos rinkos lyderiai tobulina išleisdami milijonus.

Pirkimas nevertinant ilgalaikių kaštų

Įrankis, kainuojantis 15 eurų/vartotojui/mėn., atrodo pigus. Su 300 vartotojų per 5 metus tai 270 000 eurų. Daugeliui naudojimo atvejų pritaikytas sprendimas būtų kainavęs mažiau ir davęs daugiau vertės. Visada modeliuokite kainą pagal numatomą komandos dydį, ne šiandienos darbuotojų skaičių.

Perėjimo kaštų ignoravimas

Perjungimas nuo pirkto įrankio prie pritaikyto sprendimo (ar atvirkščiai) yra brangus. Duomenų migracija, perkvalifikavimas, proceso pakeitimai ir prarastas produktyvumas pereinamuoju laikotarpiu turi tikrus kaštus. Įtraukite tai į savo analizę.

Leisti garsiausiąm balsui spręsti

Kurti ar pirkti sprendimai turėtų būti pagrįsti duomenimis ir strategine analize, o ne tuo, kas garsiai ginčijasi susitikime. Aukščiau pateikta sistema egzistuoja sprendimui depersonalizuoti. Naudokite ją.

Priežiūros neįvertinimas

Kūrimas yra paprastoji dalis. Programinės įrangos priežiūra metų metus yra tikrasis įsipareigojimas. Jei negalite įsipareigoti nuolatinei priežiūrai, nekurkite. Apleista pritaikyta sistema tampa įsipareigojimu greičiau nei bet kuri SaaS prenumerata.

Praktiškas požiūris

Štai paprastas procesas jūsų kitam programinės įrangos sprendimui:

1. Aiškiai apibrėžkite poreikį. Kokią problemą sprendžiate? Kas yra vartotojai? Kaip atrodo sėkmė?
2. Įvertinkite kiekvieną kriterijų. Naudokite šešis aukščiau pateiktus kriterijus. Būkite sąžiningi dėl savo išteklių ir reikalavimų.
3. Sumodeliuokite kainą. Palyginkite 3 ir 5 metų TCO abiem variantams. Įtraukite visas paslėptas kainas.
4. Nuspręskite ir įsipareigokite. Kai analizė atlikta, priimkite sprendimą ir judėkite pirmyn. Peržiūrėkite sprendimą kasmet.

Geriausios įmonės traktuoja kurti ar pirkti kaip nuolatinę praktiką, o ne vienkartinę diskusiją. Verslui vystantis, teisingas atsakymas konkretiems įrankiams gali keistis. Nuolat vertinkite.

---

Susiduriate su kurti ar pirkti sprendimu? Pasikalbėkite su mumis. Padėsime įvertinti jūsų galimybes ir rasti tinkamą požiūrį jūsų situacijai.